Messmittelmanagement leicht gemacht: Wie nutze ich das Stammdatenfeld „Status“ optimal?
Das „Status“- Feld ist in jeder guten Prüfmittelverwaltung enthalten und aus unserer Sicht eines der wichtigsten Selektionsfelder für eine auditsichere Arbeitsweise.
Die Frage lautet also: Welchen Status kann es geben und ist für mich hilfreich? Aus unserer langjährigen Erfahrung mit zahlreichen Kunden und als Softwareentwickler können wir hier eine klare Empfehlung aussprechen. Mit nur sechs verschiedenen Status-Möglichkeiten ist es meist möglich, alle Prüf- und Messmittel in Ihrer Datenbank auditsicher zu definieren:
- aktiv
- gesperrt
- verschrottet
- nicht auffindbar
- Prüfhilfsmittel
- Sperrlager
Was bedeuten diese Status-Optionen?
Aktiv:
Dieser Status gilt für Messmittel, die sich aktiv im Umlauf oder in Benutzung befinden können. Hier besteht die Möglichkeit einer zusätzlichen Differenzierung zwischen „aktiv intern“ und „aktiv extern“ für den Fall, dass Messmittel sowohl bei Ihnen intern als auch extern kalibriert werden. Dies erleichtert die gezielte Selektion nach fälligen und aktiven Messmitteln.
Gesperrt:
Diese Messmittel sind aus verschiedenen Gründen temporär oder dauerhaft gesperrt, z.B. weil sie nicht auffindbar sind, defekt, zur Reparatur, in Klärung bezüglich ihrer Einsetzbarkeit für die Messaufgabe, verschmutzt oder einfach heruntergefallen sind. Dadurch sind sie auch außerhalb des regulären Zyklus nicht mehr einsatzfähig bis zur nächsten Überprüfung.
Verschrottet:
Das betrifft Messmittel, die als „nicht einsatzfähig“ kalibriert und aus dem Verkehr gezogen wurden. Um auch für spätere Risikobetrachtungen auf diese Messmitteldaten zugreifen zu können, empfehlen wir, diese nicht aus der Datenbank zu löschen und die vorhandene Identnummer nicht für ein neues Messmittel zu verwenden. So bleibt die Historie eindeutig und kann auditsicher nachvollzogen werden.
Nicht auffindbar:
Die Erfahrung zeigt: Sehr oft fehlen fällige Messmittel oder sind nicht auffindbar. Diese einzusammeln, kann eine Herausforderung sein und nicht selten kommt es vor, dass im Audit genau dieses nicht auffindbare Messmittel aufgefunden wird – vom Auditor😳! Wurde dieses Messmittel in der Datenbank mit „nicht auffindbar“ gekennzeichnet, kann beim Wiederfinden gut begründet werden, warum das fällige Messmittel noch im Umlauf war.
Prüfhilfsmittel:
Auch als Hilfsmittel bekannt, handelt es sich hierbei um Messmittel, die zu untergeordneten Messzwecken eingesetzt werden können, wie beispielsweise der alte Messchieber im Rohrlager zur groben Bestimmung des Durchmessers. Diese Messmittel unterliegen nicht der Prüfmittelüberwachung und müssen daher nicht kalibriert werden. Um sicherzustellen, dass sie nicht versehentlich in der Produktion verwendet werden, empfiehlt es sich, sie mit einem speziellen Aufkleber zu kennzeichnen. So ist gewährleistet, dass jeder den richtigen Einsatzzweck kennt und dieses Messmittel nicht kalibriert werden muss. Wir empfehlen, auch diese Messmittel in der Prüfmittelverwaltung zu führen – das ist mit diesem Status kein Problem!
Sperrlager:
Oft befinden sich von einem Messmittel der gleichen Bauart und Größe mehr Stücke im Umlauf als tatsächlich benötigt werden. Oder eine Lehre wird für einen Auftrag längere Zeit nicht benötigt und muss daher nicht zwingend kalibriert werden. Um Fälligkeiten oder unnötige Kalibrierungen zu umgehen, werden diese in ein Sperrlager gebracht und im System entsprechend gekennzeichnet. So wird vermieden, dass Messmittel unnötig vorgehalten werden. Gleichzeitig entsteht so ein Lager mit intakten Messmitteln, die auch als Ersatz dienen und die Ausgaben für Neuanschaffungen minimieren können.
Generell gilt:
Bei der Statusvergabe gibt es keine festen Vorgaben. Mit diesen Tipps wollen wir Ihnen aber eine klare, strukturierte und auditsichere Herangehensweise an die Hand geben. Bei Fragen zum Thema „Status“ stehen wir gerne zur Verfügung.
Bei weitergehenden Fragen rund um trendic® hub steht Ihnen unsere trendic®-Hotline gerne zur Verfügung:
Telefon: +49 5307 933-550
E-Mail: trendic@perschmann-calibration.de
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